Förutsättningen för att kunna se och utföra nedan rensning via GDPR verktyget är att du har den behörigheten i bockad, rekommendationer är att du bockar i behörigheten vid rensning och sedan bockar ur den igen för att inte av misstag rensa information. OBS! Information som rensas i denna funktion försvinner helt ur databasen och går inte att återskapa igen.
Från fliken fakturor fordonsadm går det att skapa olika urval i fakturaregistret. Urvalet här är samma som i Försäljning –> Registervård. På fakturor i fordonssystemet lagras Köpare samt eventuell medbetalare. I denna rensningsfunktion kan dessa kunduppgifter tas bort från fakturan tillsammans med motsvarande information i kundreskontran. Det är ej tillåtet att rensa en faktura med status obetald. Systemet avbryter då rensningen.
Rekommenderad gallringsprincip
Bokföringslagen kräver att en faktura/kvitto sparas i 7 år, därefter finns inget lagligt stöd för att spara personuppgifterna om inte kundrelationen är aktuell.
För att rensa fordonsfakturor, gå till fliken fakturor fordonsadm.
Fliken fakturor fordonsadm visas endast om Winassist Fordon är installerad.
Skapa urval
Ta fram urvalet på fakturor äldre än x antal år, fakturor före ett visst datum eller fakturor mellan en datumperiod
Knappen Hämta urval samlar in information samt presenterar enligt lista.
- DriftId, visar vilket driftställe informationen tillhör. Berör bara de som har en installation med fler i driftställen. Övriga är alltid driftställeid = 1.
- Fakturanummer
- Datum
- Regnr
- Status
- Köpare/Betalare
- Medbetalare
Rensning av kunduppgifter på fordonsfakturor
Samtliga rensningar raderas från fakturaregister och kundreskontra och kan inte återskapas.
Verkställ med knapparna:
Rensa köpare på fakturor i urvalet
Fakturorna får texten ANONYMISERAD i fältet ”Köpare”.
Rensa medbetalare på fakturor i urvalet
Fakturorna får texten ANONYMISERAD i fältet ”Köpare” i fliken ”Medbetalare”.
Sökord: GDPR, gdpr, Dataskyddsförordning