Att periodisera leverantörsfakturor kan behöva göras både i bokslut och löpande. Genom att direkt på leverantörsfakturan ange hur fördelningen ska ske, håller systemet sedan reda på den löpande återföringen. Användaren tar fram urvalet vid månadsavslut och bokför kostnaderna/intäkterna på rätt period genom ett gemensamt bokföringsunderlag. Systemet tillhandahåller även en avstämningsfunktion för att överblicka både aktuella periodiseringar och retroaktivt.
Inställningar balanskonton
- Gå till Arbeta med → Bokföring → Kontoplan.
- Sök in med F4 eller ange kontonr. Tryck Enter.
- Klicka på knappen Redigera. Bocka i Periodiseringskonto.
- Klicka på Spara.
Det går att lägga upp obegränsat med konton för periodiseringar. Vi rekommenderar att kontot endast används för Systemets periodiseringar. Alltså att inga manuella bokningar görs på kontot/kontona. Därför bör kontot ha saldo ”noll” när det väljs in.
| Under knappen Inställningar. Genom att klicka på denna och välja in ”Periodiseringskonto” i rullistan så visas en översikt över de konton som är uppsatta som periodiseringskonton. |
Förvald Serie
- Gå till Arbeta med → System → Parametrar → Nr/serie.
- Klicka på knappen Redigera.
- Välj in en serie i fältet Periodisering under rubriken Serie.
Det finns möjlighet att ha en egen serie vid återföring av periodisering. Vi rekommenderar att ni skapar en egen serie, men det går även bra att välja en befintlig. Det går även manuellt att välja en annan serie vid periodiseringstillfället.
Skapa periodisering
- När hela fakturan är konterad, högerklicka på raden och välj Periodisera.
Alla periodiseringar utgår från en leverantörsfaktura. Genom att registrera en leverantörsfaktura med ett giltigt periodiseringskonto så aktiveras funktionen.
Vid den enklaste typen av periodisering på endast ett konto så rekommenderar vi att flytta fokus mellan fälten med Tab och när alla rader är ifyllda använd Enter för att skapa raderna. Genom att använda Tab förbi knappen Fördela resultat så fördelas resultatet på endast ett konto och eventuell resultatenehet.
Ska periodiseringen fördelas på flera än ett konto eller resultateneheter så använd Enter när fokus är på knappen Fördela resultat. Eller använd muspekaren. Läs med om fördelningen nedan.
Beskrivning
Börja med att ange en beskrivning. Denna kommer att fungera som informationstext i verifikatet vid återföringen samt vid avstämning.
| Du kan ange [MÅN] i Beskrivningen för att systemet ska ange respektive månad vid återföringen. |
Dela i månader
Antal månader periodiseringen ska fördelas i.
Startmånad
Anger vilken månad första återföringen ska föreslås. Kan inte vara tidigare än fakturadatumet.
Resultatkonto
Konto som ska användas vid återföring. Om leverantören har ett standardkonto angivet så föreslår systemet kontot.
Resultatenhet
Resultatenhet som används vid återföringen om företaget använder resultatenhet. Annars lämnas denna tom.
Fördela resultat
Om återföringen ska fördelas på flera konton och resultatenheter så används funktionen Fördela resultatenhet. Här fördelas hela beloppet som står angivet i fältet ”Belopp för återföring”. Fördelningen per månad sker först när fördelningen sparas.
- Ange kontonr eller sök med F4. Tryck Enter.
- Ange resultatenhet eller sök med F4 om sådan ska anges. Tryck
- Ange ett värde i fältet % eller Belopp.
- När hela beloppet är konterat/fördelat, tryck på Nu importeras fördelningen till periodiseringen.
- Klicka på Spara periodisering.
| Det går även bra att skapa flera rader så att fördelningen innehåller rader med både procent och belopp angivet. |
Bokför periodisering
Periodiseringen bokförs i samband med att leverantörsfakturan där periodiseringen är angiven blir bokförd.
- Gå till fliken Fakturor.
- Tryck på knappen Bokför och godkänn leverantörsfakturajournalen.
Periodiseringen är öppen för redigering även när fakturan är bokförd. Det är först en återföring är skapad på periodiseringen som systemet inte tillåter förändring.
Ta bort en periodisering
Förutsättningen för att en periodisering ska kunna tas bort är att leverantörsfakturan inte är bokförd och att ingen del av periodiseringen är återförd.
- Gå in på leverantörsfakturan.
- Högerklicka på raden med periodiseringskontot eller på knappen Periodisera. Tryck sedan på Ta bort periodisering.
| Är periodiseringen bokförd eller återförd behöver hela periodiseringen återföras för att den ska tas bort ur periodiseringsfunktionen. Läs mer om detta under rubriken ”Avsluta en periodisering”. |
Utskrift – Upplagda periodiseringar
Rapporten visar alla periodiseringar som är upplagda oavsett om leverantörsfakturan är bokförda eller ej. Även de periodiseringar som är konterade på ett periodiseringskonto men inte ännu fördelade visas i utskriften.
- Gå till Hjälpredor → Periodisering → Utskrifter → Upplagda periodiseringar.
- Ange period och bocka i eller ur eventuella konton efter eget val.
- Klicka på Skriv ut.
Återföring
Systemet håller ordning på vilka periodiseringar som ska återföras på respektive period. För att ta fram underlaget för en månad.
- Under fliken Verifikat.
- Gå till Hjälpredor → Periodisering → Återföring.
- Ange t.o.m datum.
- Tryck på knappen Skapa Periodisering.
- Bokföringsunderlaget visas, Skriv ut och godkänn. Periodiseringarna återförs och verifikatet skapas.
Urvalet ackumulerar samtliga periodiseringar t.o.m. valt datum. Om underlaget innehåller periodiseringar som avser tidigare månader så varnas användaren, tryck på Ja så återförs dessa ändå.
Avsluta en periodisering
För att avsluta och återföra en hel periodisering.
- Gå till Hjälpredor → Återföring.
- Markera aktuell rad, högerklicka → Avsluta periodisering.
- Ange datum för återföringen och tryck OK.
- Skriv ut och godkänn bokföringsunderlaget.
Utskrift – Återföring periodiseringar
Rapporten ger en sammanställning av samtliga periodiseringar som återförts eller som ska återföras under vald period. Används främst för att ge en överblick.
De periodiseringar som är återförda har angivet Vernr i rapporten, medans de kommande återföringarna saknar vernr.
- Gå till Hjälpredor → Periodisering → Utskrifter → Återföring periodiseringar.
- Ange period och bocka i eller ur eventuella konton efter eget val.
- Klicka på Skriv ut eller Bildskärm.
Avstämning
I slutet av varje månad ska huvudboken stämmas av mot systemets avstämningsfunktion för periodiseringar. Rapporten är framtagen för att enkelt få ett underlag för månads – och årsavslut.
Men för att detta ska fungera så är det viktigt att inte boka manuella transaktioner på periodiseringskonton. Endast systemgenererade periodiseringar kommer med i avstämningen.
Uppstår en differens mellan dessa två så rekommenderar vi i första hand att kontrollera om det finns manuella transaktioner som påverkar utfallet i huvudboken.
- Gå till Hjälpredor → Periodisering → Avstämning.
Urvalet visar alla periodiseringar upplagda på kontot fördelat på återföringsdag.
Används flera periodiseringskonton visas delsummeringar efter varje konto.
Översikt
När avstämningen öppnas föreslås sista dagen i föregående månad. Urvalet uppdateras automatiskt när datumet ändras.
Kolumner som ska visas
Det går att anpassa avstämningen genom att ange vilka kolumner som ska visas.
Period återföring – Den månad kostnaden/intäkten för periodiseringen är beräknad.
Periodnr – Unikt nr för periodiseringen
Konto – Resultatkonto vid återföring
Kontonamn – Kontonamn för resultatkonto
Motkonto – Perioidseringskonto
Löpnr – Leverantörsfakturans unika löpnr
Resultat – Resultatenhet för återföring
Belopp – Värdet på periodiseringen
Vernr – Om återföringen är bokförd visas verfikationsnr för återföringen
Bokföringsdatum – Om återföringen är bokförd visas bokföringsdatum för återföringen
Motkontonamn – Kontonamn för periodiseringskontot
Levnr – Leverantörsnummer
Leverantör – Leverantörsnamn
Verifikat – Verfikatnr för upplagd perioisering
Beskrivning – Periodiseringens beskrivning vid uppläggning
Startdatum – Första månaden periodiseringen ska återföras
Slutdatum – Sista månaden periosieringen ska återföras
Senastdatum – Sista datum då en återföring skett
Alla kolumner kan flyttas genom att dra och släppa. När funktionen öppnas så föreslås summeringen per konto. Genom att klicka på rubrikerna så ändras sorteringsordningen.
Gruppering
Välj mellan att visa urvalet ”Detaljerat” eller ”Summerat”. Det går även att dubbelklicka på en summeringsrad för att minimera eller expandera urvalet.
Spara Inställningar
Genom att klicka på knappen Spara inställningar så kommer systemet ihåg urvalet och sortering.
Summa
Fältet summa visar totala värdet av avstämningarna. Används fler än ett konto så är det summeringsraderna i listan som ska jämföras mot huvudboken.
Utskrifter
Listan går att ta ut i Excel eller pappersformat. Utskriften till Excel är obegränsad till hur många kolumner som kan vara invalda.