Förutsättningen för att kunna se och utföra nedan rensning via GDPR verktyget är att du har den behörigheten i bockad, rekommendationer är att du bockar i behörigheten vid rensning och sedan bockar ur den igen för att inte av misstag rensa information. OBS! Information som rensas i denna funktion försvinner helt ur databasen och går inte att återskapa igen.
Från fliken fakturor går det att skapa olika urval i fakturaregistret. Urvalet här är samma som i Försäljning à Registervård. Vid rensning av kunduppgifter och borttag av fakturor så rensas kundinformationen på fakturor även i kundreskontran.
Rekommenderad gallringsprincip
Bokföringslagen kräver att en faktura/kvitto sparas i 7 år, därefter finns inget lagligt stöd för att spara personuppgifterna om inte kundrelationen är aktuell. Det finns möjlighet att radera alla personuppgifter på en faktura och enbart spara registreringsnummer och på så sätt behålla fordonets reparationshistorik.
Skapa urval
Ta fram urvalet på fakturor än x antal år, fakturor före ett visst datum eller fakturor mellan en datumperiod.
Filtrera ytterligare genom att bocka i Enbart fakturor som innehåller olika betalare och ägare.
Knappen Hämta urval samlar in information samt presenterar enligt lista.
- DriftId, visar vilket driftställe informationen tillhör. Berör bara de som har en installation med fler i driftställen. Övriga är alltid driftställeid = 1.
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Registreringsnummer angivet på fakturan
- Kund, uppgifter om kunden/Betalare
- Status, faktura typ
- Ägare
Rensa fakturor
All rensning i urvalet raderas i databasen och kan inte återskapas.
Verkställ rensningen utifrån följande tre val:
Ta bort alla fakturor i urvalet
Rensar all data ur fakturaregistret.
Rensa ägare på fakturor i urvalet
Rensar information om ägare men behåller betalare samt fakturorna.
Används om betalaren är ett företag och ägaren är en privatperson.
Fakturorna får texten ANONYMISERAD i fältet ”Ägare”.
Rensa ägare/betalare på fakturor i urvalet
Rensar information om ägare och betalare men behåller fakturorna.
Används för att bibehålla servicehistorik.
Fakturorna får texten ANONYMISERAD i fältet ”Ägare” och ”Betalare”.
Sökord: GDPR, gdpr, Dataskyddsförordning