Garantihantering i Winassist för Citroën
Grunden för garantihanteringen är alltid att G-märka de arbetsorderrader som avser garanti. I och med det behöver man inte skriva separata arbetsorder för garantiarbeten utan kan blanda vanliga reparationsarbeten med garantier på samma arbetsorder. G-märkta rader kommer ut på ett garantiunderlag. På garantiunderlaget framgår arbetsordernummer, fakturanummer, regnr, ägare, kilometerställning samt de rader som garantimärkes. När man fakturerar kunden skapas historik på fordonet och statistik på reservdelar. Hur man sedan går vidare med själva reklamationen skiljer sig åt beroende på graden av auktorisation, mängden garantiarbeten samt hur reklamationen kan rapporteras till importören. Med rätt arbetssätt i Winassist kan man få både bättre överblick och kontroll över garantifordringarna samt slippa onödigt dubbelarbete.
Från Winassist går det att skapa filer som kan överföras till ePGC.
OBS! Denna handledning beskriver det som är unikt för Citroën garantier i Winassist och garantisystemet ePGC. Hur garantihanteringen fungerar i Winassist i allmänhet beskrivs i manualen Garantier.
Innan systemet tas i bruk skall grundvärden registreras i systemet för att allt skall fungera på rätt sätt.
Dessa grundvärden registreras på 3 olika ställen i systemet.
Grundinställningar garanti timdebiteringar
- Gå till Paket/Tidverk → Timdebiteringar.
- Under rubriken Garantidebitering väljer du Ny.
- Ange märkeskod och gällande ersättning från importören.
- Klicka på Spara.
| Märkeskoden och kategorin anges per fordon i fordonsregistret.Tänk på att märkeskoden ska överensstämma med reservdelarnas märkeskod för resp. leverantör. |
| Systemet räknar fram rätt timdebitering när en arbetsrad markers som garanti, värdet kommer från märkeskoden som är knuten till fordonet i order huvudet. |
Grundinställningar reserdelsersättning garanti.
Observera att rabatt matrisen måste vara uppsatt så att internetorderrabatt ligger i inköpsrabatt kolumn 1 för att kunna ange procentsats gällande garantiersättning.
- Gå till System → Parametrar → Rabatt/Påslag → Inköpsrabatter.
- Dubbelklicka på aktuell rad eller markera och klicka på knappen Redigera.
- Ändra på beräkna på netto från Nej till Ja och ange 5 % i garantiersättningsfältet.
- Klicka på Spara.
Justera/ändra alla poster med märkeskod CI så fungerar garantiersättningarna för reservdelarna i garantimodulen Citroën.
| Bräkningarna fungerar på följande sätt.
Reservdelens försäljningspris – (minus) Internetorderrabatt ex. (100kr – 35 % = 65kr). Multiplicerat med 5 % ex. (65kr x 5 %(3,25kr) = 68,25kr) eller max 300kr. |
Registrera grundvärden i garantimodulen.
- Gå till Garantier → System.
- Under fliken Citroën ange värden i fälten.
Använd Garantimodul.
Ej obligatorisk.
Garantimodulen är en separat funktion där garantier behandlas. Vid debitering skapas automatiskt en garantiorder när arbetsordern innehåller garantimärkta rader tillhörande Citroën. Denna garantiorder kan sedan bearbetas vidare vid ett senare tillfälle. Vill ni använda garantimodulen, markera i rutan och funktionen blir aktiv.
Rubrik vid faktura garanti.
Ej obligatorisk.
En garantiorder kan faktureras till aktuell motpart. Används av verkstäder som är s.k. kontraktsverkstäder. Obs! Gäller ej Citroën verkstäder.
Skapa garantifil från Garantimodul.
Vill ni att garantifilen som skall läsas in i garantisystemet skall skapas från garantimodulen och inte från arbetsordern, markera i rutan och funktionen blir aktiv.
Citroën VSTnr.
Obligatorisk.
Fyll i ert verkstadsnummer hos Citroën. Detta nummer finns i garantifilen till Citroën.
Förvalt reparationsdatum.
När du har behandlat en reklamation och skall skapa en reklamationsfil som skall överföras till ePGC får du ett val om vilket datum som skall vara reklamationsdatum. 4 olika datum finns att välja mellan. Här kan du välja på följande alternativ som förvalt reparationsdatum.
| Ovanstående inställning styr sedan det Garanti datum som skall skapas i garantifilen som skall skickas till garantisystemet. Nedanstående box visas vid utskrift av faktura eller skapande av reklamationsfil från garantimodulen. |
Definiera främmande arbete garantifil.
Obligatorisk.
Leveransservice (kod 00010000) och Garantiservice (kod 0010000) skall vara främmande arbete i garantifilen. När dessa två typer registreras på en arbetsorder bör dessa registreras som arbete. Denna funktion omvandlar angivna arbetsoperations-koder till främmande arbete i garantifilen. Detta gäller även främmande material som oljor, glykol m.m. Lackering och övriga externa fakturor skall registreras i Winassist som främmande arbete.
- Klicka på knappen Definiera främmande arbete och ny dialogbox visas på skärmen.
- Välj Lägg till.
- Välj radtyp A Arbete/Operation och ange vilken arbetsoperationskod som du använder, exempelvis Leveransservice 00010000 eller Garantiservice 00100000.
- Klicka på Spara.
| Ange alla arbetsoperationer och reservdelar som skall omvandlas till främmande arbete i garantifilen. |
Rekommenderad arbetsgång i Winassist.
Alla arbeten som avser garanti skall alltid registreras på en arbetsorder i Winassist så att kunden kan få ett exemplar av Citroën arbetsorder. Om denna handling saknas vid en garantirevision kan detta leda till straffavgifter.
På arbetsordern skall följande registreras:
Alla reservdelar, som är garanti, med rätt antal som monteras på fordonet.
Arbete med rätt arbetsoperation, samt anslagen tid för arbetsoperationen.
Använder ni tidstämplingsmodulen skall garanti vara särstämplat.
Arbetsgång garanti arbete Citroën i Winassist.
Garanti märkning av orderraderna gör du efter du skrivit klart dina rader. Du kan markera en eller flera rader. G-märkningen gör du antingen genom att trycka ”F5” eller genom att högerklicka på musen och välja ”Garantimärk” i menyn.
När du märkt raderna blir de svagt gulfärgade och får ett ”G” i kolumnen ”Rm”. Dessa rader ingår ej i ordersumman. På alla dokument står texten ”Garanti” istället för ett belopp.
OBS! Även om ordersumman blir noll kronor ska du skriva ut en Kontantnota. Dels ska kunden ha ett dokument som visar vad som är gjort, dels ska du själv ha historik på alla arbeten på varje fordon samt att lagersaldot minskas när försäljningen sker.
Utskrift garantiunderlag.
Garantiunderlaget innehåller alla uppgifter om kund, fordon, mätarställning etc.
Det skrivs normalt ut direkt efter fakturautskriften genom att du svara Ja på frågan om ”Utskrift av garantiunderlag?”
Garantiunderlaget har en egen löpnummerserie. Numret visas i samband med faktureringen.
För att bearbeta reklamationen i garantimodulen
- Gå till Garantier → Skapa Redigera.
- Klicka på knappen Sök garanti (F4) → Sök på garantinr och ange aktuellt garantinummer.
- Välj Aktivera.
Redigera och spara garantier.
Garantin består av 2 flikar Standard och Citroën.
Från fliken Standard kan arbetsrader och reservdelsrader nu ändras eller kompletteras med antal, pris, operationskod och rätt tidsfaktor om det inte gjordes på arbetsordern.
Dessa reklamationer måste delas till 2 olika reklamationsordrar.
- Marker raderna som tillhör reklamation 2.
- Tryck på tangenten 2 på tangentbordet och raderna blir markerad med en 2:a till höger.
- Tryck på knappen F12 för summera och välj knappen dela garanti, gå där efter till första sidan igen.
När du är klar med raderna på fliken Standard ska du byte flik till Citroën för att registrera garantikod, orsakskoder, felkoder .m.m.
Reklamationsnummer fylls automatiskt i med fakturanummer.
Garantinummer tilldelas automatiskt av systemet.
Felnummer skapas av automatiskt av systemet.
Fakturanummer fylls automatiskt i med fakturanummer.
- Ange rätt garantikod manuellt eller välj från sökknapparna (Timglas symbolerna) till höger om fältet.
1 a knappen innehåller garantikoder, 2 a knappen kampanjer.
- Upprepa proceduren för alla reklamationer som skall avhandlas.
- Klicka på knappen Skapa gemensam garantifil.
- När filen/filerna finns i boxen, klickar man på ”Sänd fil”
Filen sparas i mappen ”SAGAI” där Winassist ligger på er server. Exempelvis P:\Winassist\SAGAI\
Nu finns filerna i garantisystemet och går allt bra så kommer ni att erhålla en kreditnota.