Förutsättningen för att kunna se och utföra nedan rensning via GDPR verktyget är att du har den behörigheten i bockad, rekommendationer är att du bockar i behörigheten vid rensning och sedan bockar ur den igen för att inte av misstag rensa information. OBS! Information som rensas i denna funktion försvinner helt ur databasen och går inte att återskapa igen.
Från fliken fordon går det att skapa olika urval i fordonsregistret. Urvalet här är samma som i systemets flik Fordon.
Rekommenderad gallringsprincip
Det är inte självklart att bokföringslagen kan ligga till grund att för att lagra/behålla uppgifter om fordon, utan snarare att det finns en befintlig kundrelation med fordonsägaren. En kundrelation kan grundas på senaste fakturadatum, men kanske inte 7 år tillbaka i tiden, utan hur ofta kunden besöker er.
Skapa urval
Ta fram urval för faktura/arbetsorder äldre än ett visst datum, skapade före ett visst datum, skapade mellan än ett visst datum eller alla fordon oavsett fakturadatum.
Filtrera ytterligare genom att markera:
- Kundtyper
- Endast märkeskod
- Enbart fordon med brukare
Ett fordon kopplat till en ägare med en viss kundtyp kan användas för att selektera bort kategorier som inte berörs av GDPR, ex. företag eller försäkringsbolag.
Har inte kunderna angiven kundtyp så kan detta göras i funktionen ”Kategorisera kunder”, se kapitel ”Hjälpfunktion för att kategorisera befintliga kunder”.
Knappen Hämta urval samlar in information enligt urvalet och presenterar enligt lista.
- DriftId, visar vilket driftställe informationen tillhör. Berör bara de som har en installation med fler i driftställen. Övriga är alltid driftställeid = 1.
- Fordonets registreringsnummer.
- Ägare, uppgifter om ägaren av fordonet.
- Brukare, registrerad brukare av fordonet.
- Skapat datum, datum då fordonsuppgifterna ursprungligen skapades.
- Senaste faktura eller arbetsorderdatum.
- Antal fakturor som finns på fordonet. (V =Winassist verkstad, F = Winassist Fordon)
- Antal aktiva arbetsorder som finns på fordonet.
Rensning av fordon
Ta bort alla fordon i urvalet
Verkställ resningen med knappen Ta bort alla fordon i urvalet. Urvalet raderas i databasen och kan inte återskapas.
Rensa brukare på fordon i urvalet
Det finns möjlighet att enbart ta bort brukaren från urvalet men förövrigt behålla informationen på fordon.
Sökord: GDPR, gdpr, Dataskyddsförordning