Här beskrivs hur du gör inställningar och förberedelser för kopplingen till Fortnox.
Förutsättningarna för integrationen är att du fått Användarnamn/Lösenord och modulerna Bokföring, Fakturering från Fortnox och att du har funktionen aktiverad hos Winassist.
Är du intresserad av kopplingen kontakta sales@winassist.se för aktivering.
Innan du gör inställningarna nedan så se till att du bokfört alla fakturor på föregående månad och stäm av kundreskontra. Inga befintliga kundfordringar kommer skickas över till Fortnox. Dessa får hanteras manuellt tills kundreskontra är tömd.
Rekommenderat att du gör brytet i ett månadsskifte och i samråd med din ekonomiavdelningen för att underlätta bokföring och avstämningar.
Inställningar Fortnox
Fortnox är uppbyggt på BAS-kontoplanen och kräver att du endast har en 4 siffrig kontoplan. Läs mer information längre ned ** eller gå in på deras hemsida för Support
- Skapa ett räkenskapsår (Se till så att du har det aktuella räkenskapsåret innan inställningarna görs i Winassist)
- Lägg in företagsuppgifter
- Lägg upp konton (Läs mer under Konton **)
- Lägg upp Kostnadsställen (Läs mer under Resultatenheter/Kostnadsställe**)
- Lägg upp Verifikatserier (Läs mer under Verifikatserier **)
- Lägg in behörigheter på dina anställda för bokföring och fakturering (Inlogg som i Winassist)
OBS! Det är av stor vikt att du hör av dig till Winassist innan du startar kopplingen om du har jobbat i Fortnox och skapat fakturor. Vi hjälper er att kontrollera så att inte faktura nr serierna krockar.
Inställningar Winassist
- Gå till System → Parametrar → Bokföring → Betalsätt
- Klicka på Logga in och Kontrollera konton, resultatenhet, räkenskapsår
- Skriv in Användarnamn och Lösenord
- Klicka på Godkänn aktivering
- Bocka sedan i Aktivera Fortnox
- Klicka på Spara
Vad händer sen …
| När du aktiverat ovan inställning kommer alla fakturor som inte är bokförda skickas över per automatik till Fortnox, bokföringsunderlaget går ej att få ut ur Winassist efter detta. |
| Allt som inte är fakturor kommer inkomma som kontantfakturor (Kort eller Kontant). |
| När du sedan skapar en faktura/kredit (Spelar ej roll på vilket betalsätt) i Winassist så kommer den föras över per automatik till Fortnox. |
| Har du skapat en faktura så kan du ej ändra betalsätt, avdelning, konto eller betalare som tidigare i Winassist kundreskontra. Utan kreditera fakturan i sin helhet och gör om på nytt med korrekt information. |
| OBS! Kreditera aldrig fakturor direkt i Fortnox utan se till att kreditfakturan alltid kommer från Winassist för att inte skapa dubbletter eller problem i bokföringen. |
| Internfakturor inkommer som kontantfakturor men justeras från kundfordringskontot till motkontot. Ett krav är att du har samma bokföringskonto på kontantfakturor i båda systemen. |
| Garantier kommer ej skickas över bokföringsmässigt utan hanteras som vanligt i Winassist och skickas över via bokföringsunderlaget/Inbetalningsjournalen. |
| Miljöavgift, Förbruknings mtrl, Rabatter mm kommer att vara enskilda rader på fakturan i Fortnox och inte uppkomma i sidfoten som tidigare i Winassist. |
| Om en kund skulle ha en förfallen faktura i Fortnox kommer du som kundmottagare få se det när du skriver in regnr på arbetsordern. |
| Om en kund ska ha omvänd skattskyldighet så behöver du i Winassist sätta EU kund (momsfri) under Betalarefliken och skriva företagets VATnr i Momsregnr fältet. |
| Om sessionen går ut så uppkommer varningsmeddelandet “Kunde inte skapa fortnoxfaktura. Behörighet saknas hos fortnox. Oauth-token saknas eller har gått ut“ vid fakturering i Winassist och då behöver du som användare gå in under Betalsätt och logga in igen. Om du blivit utloggad och fakturerat i Winassist så kommer dem inkomma i Fortnox efter att du loggat in igen. |
| OBS! Undvik gärna att skriva specialtecken såsom + – > < / ( ) i fälten regnr, betalare och adresser då dessa kan skapa problem med överföringen av fakturor till Fortnox. |
**Konton
Kontrollera så att alla konton som ligger upplagda i Winassist även finns upplagda i Fortnox och se till att kontot är aktivt där. Om du får ett meddelande som stoppar aktivering av Fortnox kopplingen så har du något som inte stämmer i kontoplanen mellan Winassist och Fortnox. Det uppkommer vilka konton som saknas.
Rekommenderat att du tar ut kontoplanen från Winassist genom att
- Gå till System → Parametrar → Bokföring → Kontoplan
- Klicka på knappen Skriv ut Kontoplan
Skapar du nya konton under tid så skapa dem först i Fortnox och sedan lägg in dem i Winassist så att du slipper behandla fakturorna manuellt.
Läs mer Skapa konto
| OBS! I Winassist är självriskerna uppsatta med balanskontona 2890 och 2891 som oftast men i Fortnox kommer balanskontot endast vara 2890. Rekommenderar att du byter även i Winassist för att ev avstämningar i båda systemen inte ska skapa förvirring. Du hittar det genom att gå till System → Parametrar → Bokföring → Kontoplan. Under Huvudkonton byter du ut “Självrisk moms” mot 2890. Eller om du valt ett eget/annat balanskonto på “Självrisk” så sätt samma på “Självrisk moms”. |
**Resultatenheter/Kostnadsställen
Om du har resultatenheter/kostnadsställen i Winassist så måste du även skapa dem i Fortnox så de stämmer överens.
Läs mer Aktivera kostnadsställen / Skapa kostnadsställen
**Verifikatserier
Om du vill ha egen valda serier på verifikaten så sätt upp dem i Fortnox (Som standard ligger K=Kontantfakturor och F=Kundfakturor).
Använder du lagerförändring i Winassist så måste du bocka i ”Manuell kontering” på Kontantfaktura/Kundfaktura serierna i Fortnox
Läs mer Verifikationsserier
**Logg
Om du upptäcker att en faktura inte gått över till Fortnox kan du här se anledningen till varför de inte gått över.
- Gå till Ekonomi → Fortnox logg
- Klicka på knappen Skicka om du vill skicka om fakturan
- Klicka på knappen Radera för att avsluta försöken att skicka över fakturan till Fortnox
Om inga fakturor uppkommer i denna vy ska allt vara skickat till Fortnox.
Tänk på att du alltid kan gå in på Fortnox supportsida för mer information. Klicka här